Eine Arbeitsgruppe der Abteilungskonferenz Beruf des VHS Landesverbandes Baden-Württemberg hat den Leitfaden "Firmenkontakte/Firmenkurse" im September 1997 vorgelegt.
Inhalt:
1
Zur Ausgangslage
2 Vorbereitungsphase
3 Interner Ablauf bei Firmenanfragen
4 Hinweise zur Organisation und Durchführung von Firmenkursen (Checkliste)
5 Beispiel eines Angebotskataloges
Verantwortlich für die Redaktion: Winfried Schulz, LV Baden-Württemberg
Der
Arbeitsgruppe gehören an:
Burbach, Werner vhs Esslingen
Flaig, Brigitte vhs Stuttgart
Haas, Georg vhs Künzelsau
Kloss-Pierro, Roland vhs Schwäbisch Hall
Rawer, Bernd vhs Nördlicher Breisgau
Winkler, Ilse vhs Leinfelden-Echterdingen
Zundel, Dr. Maria vhs Leonberg
Schulz, Winfried vhs-Verband
Die Volkshochschule muß neue Kundenkreise gewinnen und ihr Angebot im Bereich der beruflichen Weiterbildung mit Blick auf den Markt erweitern. Sie ums verstärkt auf den Bedarf an beruflicher Weiterbildung in Betrieben, Kommunen und anderen Institutionen reagieren.
Zu diesem Zweck ums die Volkshochschule sich als kompetenter Anbieter darstellen und auch bereit sein, neue Wege zu gehen.
Die folgende Darstellung wichtiger Gesichtspunkte für den Umgang mit Betrieben ist kein unveränderbares und endgültiges Schema. Sie soll vielmehr als Anregung verstanden werden.
Betriebe erwarten normalerweise eine kurzfristige Deckung ihres Bedarfs, wenn sie ihn einmal erkannt haben. Das ist für Volkshochschulen nicht einfach, weil ihnen häufig kompetente Dozentinnen und Dozenten fehlen, die kurzfristig Kurse und Lehrgänge übernehmen können.
Mögliche Lösungen:
1. In regelmäßigen Abständen sollten gemeinsame Besprechungen mit den in der beruflichen Weiterbildung tätigen Kursleitenden zwecks Feststellung freier Kapazitäten durchgeführt werden.
2. Auf regionaler Ebene sollte ein Dozentenpool mit fachlich und pädagogisch kompetenten Kursleiterinnen/Kursleitern eingerichtet werden, die bereit sind, in Firmenkursen zu unterrichten.
Bei Firmenkursen ist zu beachten, daß die Kursleitenden in ganz besonders hohem Maß das Image der Volkshochschulen mitbestimmen. Die Verantwortlichen in Betrieben reagieren sofort mit Ablehnung, wenn Kursleitende ohne ausreichende Qualifikation in ihren Betrieben unterrichten.
Die Volkshochschule ums deshalb feststellen, welche Dozentinnen/Dozenten für Firmenkurse geeignet sind. Zur Qualität zählt hierbei nicht nur die fachliche und methodische Kompetenz, sondern auch das Erscheinungsbild und ein dem jeweiligen Kundenkreis angemessenes Auftreten.
2.3 Die Abteilung Beruf als Ansprechpartner der Betriebe
Verhandlungen mit Firmen sollten in der Verantwortung der/des für die berufliche Weiterbildung zuständigen Fachbereichsleiterin/Fachbereichsleiters, die/der allein schon aufgrund der fachspezifischen Kenntnisse und aufgrund des Wissens um die Organisation von Kursen und Lehrgängen in der beruflichen Weiterbildung die Kompetenz zur Verhandlung besitzt.
Die Ansprechpartner der Betriebe werden im Regelfall Mitarbeiter der Abteilungsleitung sein. Um auf dieser Ebene in einem Betrieb anerkannt zu werden, müssen die Fachbereichsleiterinnen/Fachbereichsleiter die Verhandlungen im Auftrag der Volkshochschule führen und sich so darstellen, daß sie als gleichrangig anerkannt werden.
Man wird davon ausgehen können, daß die Gesprächspartner der Volkshochschule mit dem vhs-internen Kürzel "HPM" nichts anfangen können.
Die ausgeschriebene Bezeichnung "Hauptamtliche Pädagogische Mitarbeiterin/
Hauptamtlicher Pädagogischer Mitarbeiter" wird bei Firmen höchstens mit der Mitarbeiter- und Assistentenebene assoziiert, was dazu führen kann, daß die Kollegin/der Kollege an eine niedrigere (nicht zur Entscheidung) befugte Ebene im Betrieb weitergereicht wird.
Der Umgang mit Betrieben erfordert korrektes Auftreten und Verhandlungsgeschick.
Die Fachkompetenz der vhs-Mitarbeiterinnen / vhs-Mitarbeiter zeigt sich hauptsächlich in der Art und Weise, wie die Angebote vorgelegt werden. Die optische Aufmachung und die auch für einen fachlichen Laien leicht verständliche Strukturierung und Darstellung sind wichtig. Ebenso wichtig ist die Flexibilität, auf Bedürfnisse wie Wünsche des zu gewinnenden Kunden eingehen zu können, wenn sie vom angebotenen Konzept abweichen.
Konsequenzen:
Ein möglicher Fortbildungsbedarf in diesem Bereich ums geprüft werden.
Um bei Firmen und Institutionen überzeugen zu können, ums man sich zuvor bewußt machen, welches Angebot unter welchen zeitlichen Rahmenbedingungen unterbreitet werden kann.
Ein klar strukturiertes, einfach und schnell zu erfassendes und optisch aufbereitetes Konzept ist notwendig. Man sollte jedoch darauf vorbereitet sein, auf Bedürfnisse und Wünsche des Betriebes einzugehen. Dabei sollte Seriosität oberstes Prinzip sein, d. h., daß nur realistische Angebote bezüglich Inhalt, Zeit und Unterrichtsmethoden vorgelegt werden dürfen.
Bei den Lehrkräften ist darauf zu achten, daß sie das Konzept der Volkshochschule kennen und mittragen.
3 Interner Ablauf bei Firmenanfragen
Die Anfrage kann an vielen Stellen in der vhs erfolgen, z. B. Anmeldung, Telefonzentrale, Sekretariat, im Kursbetrieb, in der Fachabteilung, in der Geschäftsleitung.
Hier wird deutlich, daß eine umfassende Information und gegebenenfalls Schulung aller Betroffenen vorrangig ist, um ein einheitliches Bild nach außen abzugeben. Ein angestrebtes Ziel sollte sein, daß die Mitarbeiter(innen) die Anfrage als Firmenanfrage erkennen und sie sofort an die zuständige Ansprechpartnerin/den zuständigen Ansprechpartner weiterleiten.
Auch die Kursleiterinnen/Kursleiter der vhs sollten über diesen Geschäftsbereich informiert werden, damit zutreffende Aussagen gemacht werden können.
Die Ansprechpartnerin/der Ansprechpartner für Firmenkurse in der vhs klärt in einem "Erstgespräch" die Rahmenbedingungen und Wünsche bezüglich Zielgruppe, Themen, Umfang und Unterrichtsort. Oft wird auch der Preis als Größenordnung gewünscht.
Nach diesem Gespräch erhält die Fachabteilung die notwendigen Daten, um die geeigneten Kursleitenden, den richtigen Inhalt, die Auswahl des Unterrichtsmaterials u. ä. festlegen zu können.
Wird ein Einstufungstext gewünscht oder nötig bzw. ein Fachgespräch erforderlich, sollte das Gespräch mit der Firma unter Hinzuziehung der zuständigen Kollegin/des zuständigen Kollegen der Fachabteilung geführt werden.
Folgende Punkte sind wichtig:
Gleichzeitig erhält die Firma ein schriftliches Angebot auch dann, wenn der Preis im Erstgespräch schon festgelegt wurde.
3.3 Dozentenhonorare, Preise, Kontaktpersonen
Sind die Rahmenbedingungen (Preis, Inhalt, Zeitpunkt, Ort, Kursleitende, Umfang) festgelegt, erhalten die Firma und die Dozenten/der Dozent jeweils einen Vertrag.
Wichtig ist, daß die Kontaktperson immer die zuständige vhs-Mitarbeiterin/ der zuständige vhs-Mitarbeiter ist, niemals die Dozentin/der Dozent.
Die Dozentin/der Dozent arbeitet im Auftrag der vhs und hat über den Unterricht hinaus keine weitere Entscheidungskompetenz! Dies gilt ebenso für die Fachabteilungen, die davon berührt sind.
Gründe:
Die Festsetzung der Gebühr erfolgt analog zum Markt- bzw. Konkurrenzpreis. Sie ist grundsätzlich nicht förderungsfähig!
Der erhöhte Organisations- und Betreuungsaufwand sollte ebenfalls eingerechnet werden. Dumping-Preise sind auf Dauer kein Geschäft!
Die Festlegung der Gebühr und der Sonderkonditionen erfolgt ausschließlich in der für die "Firmenkontakte" zuständigen Abteilung.
Die Dozentenhonorare können in Absprache mit der Fachabteilung erfolgen. Es ums nicht grundsätzlich ein höheres Honorar bei Firmenkursen gezahlt werden. Hierbei hat sich gezeigt, daß der für die Firmenkurse zuständige Ansprechpartner mit den gestiegenen Honorarerwartungen einfacher umgehen kann und die Auswirkungen auf die sonstige Zusammenarbeit sowie der latente Druck geringer sind.
Die Durchführung der Schulung kann sowohl in der Firma als auch im Haus der Volkshochschule erfolgen.
Einen besonderen Stellenwert hat die Schulungsorganisation:
Festzustellen ist, daß die Lehrgangsteilnehmerinnen/Lehrgangsteilnehmer weniger den Unterricht beurteilen können als die konkrete Organisation. Dies führt zu einem Übergewicht des Faktors "Rahmenbedingungen" in der späteren Kursbeurteilung.
Wichtig ist der Umgang mit technischen und anderen Pannen. Die Fähigkeit und Flexibilität aller Betroffenen kann den möglichen Schaden deutlich begrenzen.
Nach Abschluß der Schulung wird ein Teilnehmer-Feedback durchgeführt. Dieses kann, ums aber nicht der Anlas für ein abschließendes Gespräch mit dem Auftraggeber sein.
Bei berechtigter Kritik ums nach möglichen Kulanzlösungen gesucht werden.
Die vhs ums allerdings nicht jede Forderung akzeptieren. Manchmal kann die Nichtbeachtung der Zugangsvoraussetzungen durch die Firma der Grund für einen Schulungsmisserfolg sein. Dieser Aspekt ums mit der notwendigen Selbstsicherheit vorgetragen werden. Eine gezielte Nachschulung am Arbeitsplatz kann beiden Seiten helfen.
Die Rechnungsstellung erfolgt nach Beendigung des Lehrganges.
3.7 Erfahrungen mit Firmenschulungen
Einige Erfahrungen im Umgang mit Firmen:
Es hat sich gezeigt, daß Qualifizierungsangebote der Volkshochschulen im Bereich der beruflichen Weiterbildung bei Firmen oft nicht bekannt sind. Die Volkshochschule wird deshalb nach den Gründen für die "neue Aktivität" gefragt.
Fragen dieser und ähnlicher Art sollten mit Hinweisen auf die Fachkompetenz der vhs in der Weiterbildung, auf die zahlreichen qualifizierten Dozentinnen/Dozenten, das breite Themenspektrum und die IHK-Lehrgänge, die die Volkshochschulen durchführen, beantwortet werden.
Volkshochschulen können nicht alles.
Volkshochschulen müssen immer seriös prüfen, ob sie tatsächlich in der Lage sind, von den Firmen gewünschte Qualifizierungsmaßnahmen durchzuführen, und im Zweifelsfall eine Absage erteilen und gegebenenfalls auf andere Träger hinweisen, die Spezialangebote unterbreiten können.
4 Hinweise zur Organisation und Durchführung von Firmenkursen (Checkliste)
Bestätigung der Schulung an Auftraggeber
Klare Beschilderung (Wegweiser) Hinweis auf die Schulung an der Infowand anbringen
Begrüßung der Teilnehmenden durch die vhs (Leitung bzw. Fachbereichsleitung)
Organisatorischer Ablauf
Weitere Termine
Zeitliche und räumliche Orientierung
Info, daß Feedback gewünscht wird
Vorstellung der Dozenten/des Dozenten (beruflich)
Verteilung der Teilnehmermaterialien
Begrüßung durch die Dozentin/den Dozenten
Die Ansprechpartnerin/der Ansprechpartner der vhs sollte möglichst präsent, d. h. erreichbar sein (z. B. bei technischen oder auch organisatorischen Problemen).
Teilnehmermaterialien
Präsentationsmappen mit Informationen
Organisatorischer Ablauf (Termine, Zeitplan, Inhalte)
Block mit Schreibutensilien (Kuli, Bleistift)
Gegebenenfalls vorbereitete Diskette
Weiteres Informationsmaterial, z. B. vhs-Programm, EDV-Kursübersicht, Imagebroschüre
Namensschilder erleichtern die Kommunikation.
Persönliche Ansprache möglich
Vertraute Atmosphäre
Kleines Namensschild (Anstecker) für die Pause
Schulungsunterlagen Gezielt verteilen (rechtzeitig)
Nicht zu umfangreich
Hinweis:
Schulungsunterlagen können oft auch themenspezifisch zusammengestellt
werden, z. B. Herdt Verlag.
Sehr häufig besteht bei EDV-Schulungsunterlagen die Möglichkeit, ein eigenes Logo mit geringem Kostenaufwand eindrucken zu lassen (werbewirksam!)
Bescheinigungen
Inhalte
Empfehlung
Wichtige Punkte in diesem Feedback-Bogen:
1. Als erstes Beurteilung der Organisation (Technik, Räumlichkeiten, Information)
2. Beurteilung der Inhalte (Orientierung am Bedarf, Problemlösung)
3. Beurteilung der Dozentin/des Dozenten
4. Seminarunterlagen
5. Lerntempo
6. Dauer und Stoffverteilung (Schulungsintervalle)
7. Anregungen, detaillierte Kritik, weitere Themen
5 Beispiel eines Angebotskataloges
Hinweis auf die Leistung der Volkshochschule
- Sie arbeitet mit aktuellen praxisorientierten Lehrgangskonzepten.
- Sie stimmt die Schulungskonzepte mit den Anforderungen des Betriebes ab.
- In ihren Lehrgängen werden neben Fachkenntnissen auch Handlungskompetenz und soziale Kompetenz vermittelt.
- Sie stellt den Fortbildungsbedarf Ihrer Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter fest.
- Sie setzt erfahrene Dozentinnen/Dozenten ein, die sich kontinuierlich fortbilden.
- Sie arbeitet mit modernen Methoden und Unterrichtsmaterialien.
- Sie bietet moderne, gut ausgestattete Schulungsräume.
5.2 Das Angebot der Volkshochschule
5.2.1 Führungstechniken/Arbeitstechniken
Mitarbeiterführung
Arbeiten im Team
Rhetorik, Gesprächsführung, Kommunikation
Moderation, Präsentation
Telefontraining
Zeit- und Selbstmanagement
Zeitgemäße Umgangsformen
Projektmanagement
Selbstbehauptung im beruflichen Alltag
Gesprächsführung
Effektive Büroorganisation
Konferenzplan, Reiseplanung, Terminplanung
Protokollführung
DIN-gerechte Gestaltung von Briefen
Geschliffene Geschäftskorrespondenz
Rechtschreibung und Zeichensetzung unter Berücksichtigung der neuen
Regeln
Maschinenschreiben, Computerschreiben
Betriebswirtschaftliches Grundwissen
- Marketing
- Rechnungswesen/Controlling
- Organisation und Unternehmensführung, Qualitätsmanagement
- Materialwirtschaft, Produktionswirtschaft, Ökologiemanagement
- Finanzwirtschaft
- Personalmanagement
- Kosten- und Leistungsrechnung
- Verhandlungstechniken und Verkaufstraining
- Telefonmarketing, Telefonverkauf
- Personalauswahl, Vorstellungsgespräche
- Arbeitszeugnisse richtig formulieren
- Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
5.2.5 EDV-Grundlagen für Anfängerinnen/Anfänger ohne Vorkenntnisse
Betriebssysteme
Windows 3.x/Windows 95, Windows NT für Anwender/für Systembetreuer,
Novell, Unix/Linux u. a.
Textverarbeitung
Mit Word für Windows und vielen andere Programmen
Grund- und Aufbaukurse
Workshops zu speziellen Themen, z. B. Tabellen, Formulare erstellen,
Serienbriefe, Texte gestalten, Makros
Tabellenkalkulation
Mit Excel und vielen anderen Programmen
Grund- und Aufbaukurse
Workshops zu speziellen Themen, z. B. Geschäftsgrafiken mit Excel, Makros,
VBA-Programmierung unter Excel
Datenverwaltung/Datenbank
Mit Access und anderen Programmen
Weitere DV-Anwendungen
Integrierte Programme
Desktop-Publishing, Grafik
Präsentationen mit PowerPoint
Multimedia
CAD
DFÜ-Programmiersprachen
Internet, Intranet
Internet und Marketing
Internet als Organisationsmittel
Erstellen einer Homepage
Programmieren mit Visual Basic, CC++, Java u. a. Programmiersprachen
Basisqualifizierung
Training für berufliche Standardsituationen:
Telefonieren, Korrespondieren, Präsentieren, Moderieren, Verhandlungen führen
Maßgeschneiderte Programme, abteilungs- oder projektbezogen
landeskundliche Informationen
Wirbelsäulengymnastik
Entspannung, Stressbewältigung
Rückenschule
5.2.9 Spezielle Angebote für öffentliche Verwaltungen
Betriebswirtschaftliches Grundwissen
- Marketing
- Rechnungswesen/Controlling
- Organisation, Unternehmensführung, Qualitätsmanagement
- Materialwirtschaft, Produktionswirtschaft, Ökologiemanagement
- Finanzwirtschaft
- Personalmanagement, Zeitmanagement
- Kosten- und Leistungsrechnung in der öffentlichen Verwaltung
- Das Gespräch mit dem Bürger, konfliktarmer Umgang mit dem Bürger
- Moderne Korrespondenz in der öffentlichen Verwaltung
für Alteneinrichtungen, Krankenhäuser, Bausparkassen, Banken, Vereine, Erzieherinnen, Lehrerinnen/Lehrer
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Erstellt von Bernd
Passens, modifiziert von Jörg Bucher
am 22.10.97,
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